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英文电子邮件书写礼节

转自豆瓣

去年秋季,参加了一次工作坊,主题是“大学的电子邮件礼节”。尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感,但随后课业催人老,一直顾不上整理。后来学期结束,国内也有不 少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题,所以把这些玩意分享给大家。这些信息来自研究生写作中心,较为权威,可以放心实践。

  内容很多,我只整理那些“醍醐”。因为这些是我自己犯过错误的地方。

1. 邮件主题(subject)不需要写自己的名字。名字是在邮件系统设置里设定好的,在发件时会替换显示实际地址,所以无需在主题里再写一遍。

2. 在第一封邮件中称呼对方,两种正式的方法如下。其他的方式都是错误的。(例如Prof.、Hello、全名云云)

  Dear Dr. *** /Dear Professor ***(***是姓)

3. 收到回信后,可以根据对方的落款,决定下一次如何称呼。如果对方落款只有名字(first name),那么下一次可以用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写,那么下一次仍然要用正式称呼。不过,在任何时候,用正式称呼都是保险的。

4. 正文的第一句话必然是介绍自己。这句话必然要遵循这个格式:My name is *** (全名),and I am … 例如:

  My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.

5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。分三种情况:有人推荐;无人推荐;两人原本相识,但很久没有联系。

6. 接下来便可以提出问题或请求了。这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”(negative politeness)。常用的策略有:主动提及对方非常非常忙碌,可能没有时间满足自己的请求(也就是给对方一个台阶);多用if句;多用过去时态。

7. 避免使用I want和I would like,实在要用,就用I would love。最坏最坏,也要用I wanted代替。

8. 多用I was wondering if(一定要用was,而不是I wonder或I am wondering)。

9. 多用would it be possible,以便从语法上规避直接牵涉到“人”,这样可以减轻对方的压力。例如:(隐含的意思在括号里,但不可明写出来)

  Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?

10. 避免使用“please”,因为“please”暗含了自己的期望,给对方压力,是不礼貌的表达。

11. 提出请求后,一定要论证自己的请求是合理的。常用的方法是:展示自己已经做了大量的前期工作,实在是迫不得已,无路可走了,才来求人。或者,要表明自己对对方的工作了如指掌,而请求正是建立在这种了解之上的。

12. 结尾必然要感谢。最正式的表达是:

Thank you, and I look forward to hearing from you.

13. 落款之后的正式礼节问候是:Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.

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